Inteligencia documental y migración a cloud
Relacionar registros contractuales con documentos físicos en un acervo de cientos de miles de archivos, migrar a cloud y probar que nada se perdió.
Documentos críticos de contratos estaban dispersos en un acervo SharePoint extenso, sin relación confiable entre el registro contractual y su archivo correspondiente. La empresa necesitaba migrar ese contenido a una plataforma cloud sin perder el rastro de ningún documento — y sin poder afirmar, al final, que la migración estaba correcta.
El inventario inicial contenía 437.225 archivos y 109.406 carpetas distribuidos en 171 propiedades. Los nombres de archivo y las estructuras de carpeta no seguían una convención consistente, lo que hacía imposible relacionar contrato y documento por patrón de nombre. Migrar a ciegas no era viable: sin reconciliación, cualquier ausencia aparecería meses después, en auditoría.
- Análisis de 546.631 filas de inventario y 176.513 archivos ligados a contratos
- Matching de 2.928 de 3.582 registros contractuales con alta confianza (81,7%)
- Construcción de los mapeos de propiedad, inquilino, contrato y ruta final de destino
- Consolidación de los archivos en un staging area de SharePoint vía ShareGate
- Seguimiento de un lote anterior de 6.823 archivos: 6.247 copiados y 576 excepciones tratadas
- Transferencia final a Azure Blob Storage vía AzCopy
- Validación de ruta y tamaño archivo por archivo, con excepciones en control separado
La ejecución final tomó cerca de 13 horas y migró 27.821 PDFs, cubriendo 165 propiedades y 3.490 inquilinos. El lote validado cerró con cero archivos ausentes, cero archivos extra y cero divergencias de tamaño. Otros 306 archivos no disponibles en el origen y 13 PDFs de tamaño cero fueron documentados aparte, en lugar de diluirse en el resultado — dando a la empresa un número auditable en vez de una afirmación de éxito.
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